Le LIST recrute !

RÉFÉRENCE : LIST-CORP-2018-005

Contexte

En tant qu’Administrative Assistant rattaché(e) à l’Unité Infrastructure, Safety Quality and Compliance, vous réaliserez des activités de support administratif sur différents services assurés par l’Unité et principalement à destination des clients internes (départements de recherche du LIST).

Description

À ce titre, vous serez principalement en charge de :

• Contribuer à la réalisation de présentations PowerPoint et de comptes-rendus de réunions
• Garder à jour des bases de données (plans, surfaces, affectations, attributions, etc.)
• Constituer des dossiers administratifs et contrôler leurs données/fichiers, leurs mises à jour, effectuer des retours ou des relances
• Créer des demandes d’achats et réceptions de produits (MIGO) dans le système SAP
• Suivre des fiches d’équipements pour l’achat d’équipements
• Garder à jour la liste des pays à risques
• Contribuer au suivi des contrôles réglementaires liés à la sécurité :
  • planification de rendez-vous
  • enregistrement de rapports
  • recueil de points ouverts et observations
  • enregistrement d’actions
  • documentation du suivi des actions
  • mise à jour des statuts des actions réalisées
• Archiver et classer divers documents

Vous serez également amené(e) à assurer le backup de membres de l’équipe support notamment dans la gestion des badges et des accès aux locaux et laboratoires et la gestion des appartements mise à disposition au personnel du LIST.

Profil

Diplômes

• Diplôme de niveau BAC+2 de type BTS Gestion Administrative ou équivalent

Compétences

• Avoir minimum 2 ans d’expérience professionnelle dans ce type de mission
• Être à l’aise dans la manipulation de différents logiciels informatiques
• Avoir des connaissances approfondies des outils standards de bureautique
• Avoir de l’expérience en production et/ou en revue documentaire
• Connaître les normes et standards en qualité et des réglementations Hygiène, Sécurité, Environnement constitue un avantage
• Connaître des méthodes de classement et d’archivage
• Être autonome, ordonné et méticuleux
• Être capable de gérer plusieurs tâches en parallèle et à travailler avec des interruptions fréquentes
• Avoir des capacités d’écoute et de communication. Être orienté(e) services
• Être capable de travailler dans la confidentialité et la discrétion

Langues

• Maîtriser le français et l’anglais couramment
• Connaître l’allemand ou le luxembourgeois constitue un avantage

Type de contrat : CDI

Lieu de travail : Belval

Postuler en ligne

Source : LIST