LIST recrute !

CONTEXT

Le Luxembourg Institute of Science and Technology (LIST) souhaite renforcer l’équipe « Secrétariat / Réception » et recrute un(e) Secrétaire / Réceptionniste.

DESCRIPTION

Missions principales

Réception

• Accueillir les visiteurs
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers la personne concernée

Secrétariat

• Gérer le courrier entrant et sortant
• Gérer les boîtes mails dédiées
• Distribuer les chèques repas

Organisation de la logistique de rendez-vous, réunions ou évènements

• Gérer le catering
• Réserver les salles
• Envoyer des invitations, gérer des agendas

Missions annexes

Gestion de courriers et documents

• Mettre en forme tous types de courriers
• Effectuer des copies et reliures
• Assister à l’envoi de courriers en masse : publipostage, impressions, mise sous enveloppe
• Archiver / classer des documents et dossiers

Traitement de données

• Saisir des données
• Mettre à jour / vérifier des bases de données

PROFILE

Formation

• Diplôme de niveau Bac complété par une 1^re expérience professionnelle dans la fonction

Compétences spécifique s

• Être à l’aise dans la manipulation de différents logiciels informatiques et de la messagerie professionnelle
• Maîtriser les fonctionnalités des outils standards de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Faire preuve d’un bon sens du relationnel
• Disposer de qualités d’organisation : savoir gérer des tâches multiples et les priorités
• Savoir travailler de façon autonome, tout en ayant un esprit d’équipe
• Être polyvalent, réactif et à l’écoute
• Savoir gérer les situations de stress, avoir la bonne attitude pour y faire face
• Être capable de s’adapter aux changements
• Être rigoureux
• Respecter la confidentialité liée au métier

Langues

• Maîtrise du français et de l’anglais aussi bien à l’oral qu’à l’écrit
• L’allemand et / ou le luxembourgeois sont considérés comme des atouts

Délai de candidature : 19 janvier 2020

Plus d’informations : https://fr.jobs.lu/ApplyForJob.aspx?Id=185925