Polygone améliore sa gestion RH grâce au digital

Sylvie Gérard a rejoint le groupe Polygone en avril 2017. La manager RH s’est vu confier un projet de réorganisation profonde du département chargé d’assurer le suivi du personnel. « Quand je suis arrivée, tout était encore géré avec du papier. La structure IT, dans la gestion des ressources humaines, était quasi inexistante. Les données du personnel étaient très peu informatisées, ce qui rendait la tâche des gestionnaires particulièrement ardue », explique-t-elle. Le département RH avait fort à faire pour bien accompagner les 284 membres du personnel du groupe Polygone.

Activer de nouveaux leviers de création de valeur

Sylvie Gérard s’est vu confier la mission de repenser l’organisation et de positionner la gestion des ressources humaines au service du développement de l’entreprise. « S’ils se limitent à des tâches administratives, les responsables RH ne créent pas beaucoup de valeur, précise Sylvie Gérard. Par contre, libérés de ces contraintes administratives, ils peuvent envisager de nouveaux leviers d’amélioration des performances et de la productivité. Comment ? En établissant des plans de formation cohérents, en veillant à assurer un meilleur recrutement, en garantissant une intégration optimale pour chaque collaborateur... »

Le projet de réorganisation de Polygone a d’abord exigé un important travail de restructuration de l’information. Il a fallu rassembler les données, établir une nouvelle signalétique complète de chaque collaborateur. L’ensemble des documents utiles ont été numérisés.

Centralisation de l’information

Une fois la nouvelle structure établie, Polygone a pu l’injecter dans des outils informatiques adaptés. Dans son projet de digitalisation de la fonction RH, la société a été accompagnée par les experts de Microtis. « Toute l’information a été rassemblée dans une base de données centrale et est accessible via la solution Gesper Personnel. En un clin d’œil, toute l’information utile, telle que les absences, congés, contrats, compétences, etc., est disponible, explique Sylvie Gérard. Tout est tracé, enregistré, synchronisé en un seul point. »

Pour la gestion des ressources humaines, l’accès aisé à l’information constitue un atout considérable. « Sans une vue consolidée sur la donnée propre à chaque collaborateur, les managers des ressources humaines ont peu de marge de manœuvre. Pour mieux accompagner l’entreprise, nous devons savoir quelles sont les compétences disponibles, pouvoir analyser l’historique de chacun, voir comment il se positionne dans l’entreprise, comment il peut évoluer », commente Sylvie Gérard.

Haut niveau d’automatisation

Grâce à cette solution informatique RH, la gestion des contrats et des compétences peut être plus facilement effectuée. Diverses procédures ont pu être formalisées. Les gestionnaires profitent d’un haut niveau d’automatisation. « Par exemple, une notification nous est transmise pour chaque contrat qui arrive à terme. Cela nous aide à être plus réactifs et à évaluer la situation au moment opportun. Lors de l’introduction d’un nouveau profil, notamment à la suite d’un recrutement, plusieurs éléments vont s’enclencher automatiquement pour assurer une meilleure intégration », précise Sylvie Gérard.

En déployant ensuite la solution MyGesper, Polygone a permis à plus de 90 collaborateurs de se connecter directement à une interface personnelle. « À travers elle, ils peuvent gérer leurs absences, effectuer leurs demandes de congé, consulter le solde des jours encore disponibles. Ils peuvent visualiser leur planning et celui des membres de l’équipe », assure Sylvie Gérard. Les travailleurs participent eux-mêmes au processus administratif RH, en introduisant directement des demandes, en téléchargeant les documents nécessaires, en assurant la mise à jour de leur propre profil.

La GRH, pilier du développement de l’entreprise

En un an, la gestion des ressources humaines au sein de Polygone a effectué sa révolution digitale. L’équipe, en outre, ne compte pas s’arrêter en si bon chemin. « D’autres projets sont aujourd’hui envisagés. Nous souhaitons notamment déployer un meilleur suivi des compétences à l’échelle du groupe, pour permettre à chacun d’évoluer plus facilement selon ses aspirations », explique Sylvie Gérard.

Avec les bons outils RH, la fonction a acquis une nouvelle dimension. « Désormais, la gestion des ressources humaines occupe une place plus centrale dans le développement de l’entreprise. C’est aujourd’hui l’un des principaux piliers du développement de l’entreprise, un département sur lequel la direction peut mieux s’appuyer. »

Photo : Sylvie Gérard – Polygone (crédit Microtis)

Communiqué par Polygone