Senior Administration Officer (m/f) / Luxinnovation

Vous avez envie d’exercer un rôle-clé dans une organisation professionnelle, pluridisciplinaire, dynamique et à taille humaine ? Vous avez un sens inné du contact client et de l’organisation ? Cette opportunité est faite pour vous !

Afin de renforcer son équipe Secrétariat, le département Administration de Luxinnovation (Agence Nationale pour l’Innovation et la Recherche au Luxembourg), recherche un(e) « Senior Administration Officer » (h/f) dynamique, souriant(e) et motivé(e), qui gèrera les activités quotidiennes du service et y contribuera de manière active.

Taches principales et responsabilités :

* Participer activement aux tâches quotidiennes de l’administration :

Traitement des appels téléphoniques et des demandes de prise de contact via le formulaire sur internet, et transferts des demandes de prises de contact en interne aux bons interlocuteurs
Assurer quotidiennement la gestion des locaux (préparation des paniers fruits, machines à café, trousses de secours, écrans à la réception, aide à l’archivage, etc
Gestion des livraisons et des courriers ;
Gestion des stocks, des commandes des fournisseurs et du budget de l’équipe administrative ; Gestion des évènements organisés en interne en bonne collaboration avec les équipes MarCom, gestion du registre des visiteurs, accueil des externes, commandes du catering ;Gestion des réservations (déplacements et hôtel) pour les travels ;Gestion des réservations de la car pool ;Support à l’équipe
RH :dans la préparation de l’arrivée des nouveaux collaborateurs (packs de bienvenue, choix de la place assise, création des badges, demande de badge parking, etc
 ;pour la sortie des collaborateurs (exit checklist) ;
Gestion des plannings d’intervention dans le bâtiment et communication aux employés relative ;
Gestion administrative des assurances automobile, leasing et voyages ;
* Suivre et gérer les améliorations et l’entretien du bâtiment en relation avec le Fonds Belval ;
* Suivre et gérer des projets relatifs à l’amélioration des processus relatifs aux fonctions internes ;
* Assurer le backup de l’assistante du CEO de Luxinnovation sur certaines tâches ;
* Etre le point de contact principal avec communication proactive et régulière avec la Directrice en charge de l’Administration ;
* Assumer le rôle de Travailleur Désigné.

Qualifications et compétences :

Titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2/Bac+3 en secrétariat, administration ou équivalent ;
Expérience professionnelle de 10 ans minimum dans le domaine de l’accueil ou de l’administration ;
Expérience en gestion de projets, une expérience en projet impliquant l’IT serait considérée comme un atout ;
Bonne maîtrise de la suite Office ;
Organisé(e), flexible, autonome, vous faites preuve d’un excellent relationnel et savez être discret(e) ;
Vous êtes proactif/proactive ;
Vous savez identifier les problèmes et êtes force de proposition : vous n’hésitez pas à venir avec des idées innovantes pour trouver des solutions aux problèmes que vous rencontrez au quotidien ;
Vous aimez travailler en équipe ;
Vous parlez couramment le luxembourgeois, le français, l’anglais. L’allemand est considéré comme un atout ;
Détenir un certificat de travailleur désigné serait considéré comme un atout.

Pourquoi choisir ce poste ?

* Pour évoluer au sein d’une équipe accueillante, solidaire et bienveillante travaillant sur un portefeuille d’activités variées, où l’autonomie et la prise d’initiatives sont encouragées.
* Pour développer vos capacités en gestion d’équipe et en gestion de projets.
* Pour soutenir vos collègues de Luxinnovation par votre sens du service et votre disponibilité.
* Pour bénéficier d’une expérience qui sera valorisée sur votre CV.
* Pour profiter d’un lieu de travail agréable et idéalement situé à Belval, à proximité immédiate de la gare.