Le futur des archives est-il numérique ?

Aujourd’hui, les supports permettant la conservation de nos données sont variés. Leur gestion en devient d’autant plus compliquée lorsque ces données sont conservées sur support papier et sur support numérique ! En effet, la numérisation des informations stockées sur support papier est un sujet commun prenant de plus en plus de place dans les stratégies d’entreprise. Lorsqu’une découverte majeure vient bousculer nos pratiques, tout peut être remis en question. Alors, le futur des archives est-il réellement numérique ?

1. La dématérialisation comme solution

Au vu des nouvelles avancées en matière d’archivage qui font la une de l’actualité du monde archivistique, on est en droit de se demander comment envisager le futur des archives.

En effet, il est désormais possible d’archiver notre patrimoine sur support biologique en utilisant l’ADN : la première tentative d’encodage sur des molécules d’ADN de synthèse d’un texte patrimonial, la Déclaration des Droits de l’Homme et du Citoyen de 1789, a été réalisée par des chercheurs des Archives nationales de France. Cette technologie de stockage, que l’on pensait futuriste mais qui s’encre désormais dans le présent, s’avère être plus durable et moins volumineuse qu’un stockage numérique classique. Elle a été mise au point en 2021 afin de répondre aux problèmes de stockage de données massives. Ce système, qui consiste à transformer un document numérisé de manière binaire en mode quaternaire (constitué des lettres A, T, C et G, représentant la base de l’ADN), a permis de stocker la Déclaration des Droits de l’Homme et du Citoyen de 1789 dans deux minuscules capsules contenant des brins d’ADN de synthèse. Il présente l’avantage de pouvoir stocker des terra octets de données sur de l’infiniment petit grâce à des capsules métalliques qui permettent une conservation intègre et stable pendant 50 000 ans, ceci sans impact néfaste pour l’environnement.

Cette avancée surprenante en matière de stockage de données nous montre que l’archivage sur des supports jusque-là impensés a pris une ampleur considérable dans notre société.

En attendant que l’archivage sur ADN de synthèse ne soit démocratisé, des technologies désormais plus communes sont utilisées très régulièrement : la dématérialisation, la numérisation ou encore l’archivage électronique sont devenus des termes familiers de tous. Aujourd’hui, les documents sont pour la plupart créés, stockés et diffusés sous format numérique. Concernant les documents papier, la majorité d’entre eux sont numérisés comme vous pourriez le faire, par exemple, pour vos factures. La dématérialisation des documents facilite les flux de travail et les organisations en ont bien pris conscience. Cependant, il reste primordial de pouvoir parvenir à conserver la valeur de ces dits documents, et à assurer la sécurité et l’authenticité des éléments dématérialisés. En effet, nous savons tous que la digitalisation des documents présente de nombreux avantages ; elle permet une meilleure accessibilité aux documents, un gain de place et de temps non négligeables pour les collaborateurs ainsi qu’une traçabilité accrue.

Contrairement au papier qui peut se détériorer avec le temps s’il n’est pas archivé et stocké correctement, la numérisation des archives permet de garantir la conservation du document dans son intégralité. De plus, les lois relatives à l’archivage électronique ayant très largement évolué, il est désormais possible de conserver la valeur juridique de ces derniers en faisant notamment appel à un Prestataire de Services de Dématérialisation et/ou de Conservation” (PSDC) comme Labgroup. En outre, les copies électroniques de documents papier, dématérialisés par un Prestataire de Services de Dématérialisation et/ou de Conservation, bénéficient non seulement de la valeur probante, mais également de la présomption de conformité à l’original.

Une autre nécessité survenue depuis plusieurs années maintenant pour les entreprises est la prise en compte des aspects environnementaux dans leurs stratégies décisionnelles. La fabrication du papier et son acheminement sont des étapes qui peuvent consommer beaucoup de ressources. Ainsi, la création de documents numériques et l’archivage électronique apparaissent comme les méthodes les plus adéquates pour les sociétés devant faire face à un flux de documents constant.

Toutes ces raisons nous montrent que l’archivage électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises, néanmoins celui-ci a également un certain nombre de limites.

2. Le papier obsolète et peu écologique ? Rien n’est moins sûr…

Pour de nombreuses entreprises, l’objectif zéro papier est considéré comme une démarche écologique. Cependant, bien que la pollution numérique liée à la dématérialisation des documents est moins visible, elle reste bien présente. En effet, un document numérique, dont les données sont stockées dans des datacentres, consomme de l’énergie. Un datacentre a besoin d’un système d’électricité puissant et de systèmes de refroidissement qui peuvent être particulièrement polluants. Tout comme le papier, l’archivage électronique a donc une incidence au niveau de l’empreinte carbone. Finalement, le papier est une matière facile à recycler contrairement à certains composants de supports de stockage électroniques.

Lorsqu’on parle d’archives, on parle de supports de différents types : il peut s’agir de documents papier mais également de disques durs, de cassettes, ou encore de disquettes. Des problématiques liées à l’extraction des données de ces supports peuvent se poser et le support en lui-même peut représenter toute la valeur d’une archive. Lorsqu’on parle d’archivage de supports papier, des méthodes efficaces pratiquées depuis des années ont quant à elles fait leurs preuves.

Un autre problème peut se poser avec les supports de stockage numériques car ils ne sont pas à l’abri d’une panne ou d’un incident, tout comme les espaces de stockage en ligne qui peuvent être la cible de cyberattaques. C’est pourquoi il est important pour une entreprise de disposer de solutions de protection des données adéquates pour pouvoir pallier ces risques.

Le papier est-il donc voué à rester le support d’archivage principal ?

3. Une conciliation des deux supports pour un service optimal

À travers ces deux visions relativement opposées, on oublie de considérer un certain nombre de subtilités lors de l’étude des options d’archivage papier et numérique. Chaque méthode d’archivage a ses avantages et ses inconvénients, c’est pour cela qu’il est nécessaire de choisir des méthodes adaptées à ses besoins et de faire appel à des sociétés qui proposent des services complets. En outre, certaines actions peuvent être mises en place pour compenser les impacts négatifs de ces méthodes.

L’archivage électronique et l’archivage papier peuvent également être complémentaires. Toutefois, il est essentiel pour les entreprises de mettre en place des politiques et procédures pour la gestion des documents et des archives, aussi bien électroniques que papier, afin de pouvoir gérer et réguler le flux de documents de manière efficace et donc, de libérer de l’espace de stockage lorsque cela est nécessaire et lorsque certains documents ont atteint la fin de leur durée de conservation. C’est pour cette raison que la création d’un tableau de tri et de procédures d’archivage réalisées par des experts dans le domaine, tels que Labgroup, est nécessaire. Une fois mis en place, ces outils permettent aux collaborateurs d’une organisation de ne plus avoir à trier et traiter les anciennes archives, qu’elles soient au format papier ou électronique, de manière fastidieuse, parfois dans l’urgence, lorsqu’il est nécessaire de libérer de l’espace pour de futures archives. Labgroup accompagne les organisations dans le développement d’une politique d’archivage adaptée en leurs fournissant des services de conseil personnalisés.

De plus, de nouvelles méthodes de recyclage et de nouvelles actions écologiques ont vu le jour aussi bien pour les processus de gestion du papier que pour la gestion des datacentres. Par exemple, les méthodes de recyclage du papier sont plus abouties et dans le cas d’un processus de destruction maitrisé, le recyclage l’est également. En dehors de cela, Labgroup optimise ses méthodes d’archivage ainsi que les trajets de récupération ou de dépôt de celles-ci en fonction de la demande et du besoin du client. Quant aux datacentres, nous pouvons prendre l’exemple de celui de LuxConnect à Bissen ; celui-ci utilise la chaleur produite par l’usine de pellets adjacente pour refroidir les salles. Le recours aux panneaux solaires ainsi qu’aux autres formes d’énergies vertes permet également la diminution de la production de carbone. En plus des méthodes de réduction des effets négatifs, il est également possible d’utiliser des méthodes de compensation et de création d’effets positifs pour l’environnement, comme par exemple la plantation d’arbres qui agit sur la rétention de CO2 mais aussi sur la production d’oxygène et le rétablissement de la biodiversité.

Il est également important de préciser que les potentiels problèmes d’accès ou de protection des archives électroniques peuvent être compensés par une gestion de la sécurité des données ; encore un point qui tient à cœur à Labgroup et pour lequel l’entreprise est en mesure de vous aider.

Le futur des archives est-il numérique ? La réponse à cette question ne peut être binaire, puisque de nombreux critères doivent être pris en compte, comme nous avons pu le voir. L’adaptation à chaque besoin reste la clé d’un processus d’archivage réussi !

Une actualité de notre partenaire Labgroup