Indicateurs stratégiques pour PME : un partenariat gagnant-gagnant

Polygone est une entreprise active dans les secteurs du bâtiment, de l’industrie, du commerce et du service public. Confrontée à une carence d’indicateurs pour piloter ses activités, la société de Mersch a fait appel à l’expertise de Gfi PSF. Depuis les débuts de leur collaboration en 2012, les deux parties enchaînent les projets.

Pascal Louis, directeur financier et des ressources humaines de Polygone

Polygone est une PME de 180 personnes, explique Pascal Louis , directeur financier et des ressources humaines de la société. Jusqu’il y a peu, l’entreprise intervenait presque uniquement en sous-traitance pour de gros prestataires luxembourgeois du BTP, essentiellement pour des travaux de déblayage et de démolition. Aujourd’hui, les activités se diversifient : industrie, espaces verts privés et collecte des déchets pour le commerce et la distribution. Le secteur public représente 10 % du chiffre d’affaires de la société. La couverture géographique de Polygone s’étend maintenant au Nord-Est de la France et sur la région wallonne belge.

J’ai intégré la société en 2010 en tant que responsable de la comptabilité. L’une des difficultés que rencontrait alors l’entreprise était d’obtenir des indicateurs de suivi d’activités, notamment comptables. Polygone disposait bien sûr d’un logiciel comptable mais ce programme ne fournissait pas les indicateurs journaliers dont la société avait besoin. Le décalage entre les prestations et l’obtention des données chiffrées était trop long pour un pilotage responsable d’une société de l’envergure de Polygone.

Une autre lacune se posait en matière de suivi des clients, poursuit Pascal Louis, faisant courir un risque financier important à l’entreprise. Nous devions impérativement remédier à ces carences et obtenir beaucoup plus rapidement les indicateurs nécessaires à la bonne marche de nos activités. La direction de Polygone a alors décidé de faire appel à Gfi PSF, qui nous a convaincus de l’efficacité des solutions de Business Intelligence.

La solution garantit la qualité du reporting destiné à la direction

Nous avons procédé par étapes successives et itératives pour mettre en place une solution basée sur Microsoft SQL Server, intervient Alexandre Roland , Business Solution Leader chez Gfi PSF. Le projet a débuté par la collecte des informations comptables, de timesheeting, des ressources humaines et de la gestion de déchets, pour terminer par les données du CRM, avec pour objectif la constitution d’une base de données unique permettant la réalisation de rapports transversaux.

Nous voulions obtenir rapidement des rapports sur base des données générées par chacun de nos logiciels de gestion, expose Pascal Louis, et établir des corrélations entre les informations issues des différents services de l’entreprise afin de fournir à la direction des indicateurs de performance journaliers. En comblant les lacunes en matière de saisie, la mise en œuvre du projet a en outre permis d’améliorer la qualité du système d’information de Polygone. Une fois déployée, la solution de Business Intelligence a autorisé la génération de rapports d’alerte en cas d’erreur de saisie. Ce système de génération automatique d’alertes permet aujourd’hui de garantir la qualité du reporting destiné à la direction de la société, commente-t-il. Les utilisateurs consultent les rapports et les cubes (analyse multidimensionnelle des données, ndlr) sur un portail et reçoivent les rapports auxquels ils sont abonnés dans leur boîte aux lettres Outlook. Grâce aux cubes mis en place, nous pouvons définir nos rapports, vérifier les saisies de TVA et repérer facilement un problème, témoigne le directeur financier de Polygone.

Une transmission virale des améliorations

La solution mise en place à partir de 2012 pour la comptabilité s’est propagée à d’autres départements lorsque ceux-ci ont commencé à percevoir l’utilité d’un tel système et, progressivement, la circulation des informations entre les différents services s’est améliorée. Et ce, sans augmentation de la charge de travail. La comptabilité s’est ouverte au service commercial, reprend Pascal Louis. Les facture de vente émises par la comptabilité sont ainsi signifiées automatiquement aux commerciaux, ainsi qu’une mise à jour du chiffre d’affaires par secteur et par client. Le suivi des paiements s’en trouve amélioré et cela contribue à limiter les risques financiers.

La solution évolue constamment, au fur et à mesure que de nouvelles règles ou de nouveaux besoins émergent, dit Alexandre Roland. De nouveaux projets vont voir le jour. Nous travaillons en ce moment à ouvrir les ressources humaines aux autres services, afin que les informations pertinentes leur soient facilement accessibles. La mise en place d’un projet de gestion de planning est à l’agenda pour 2015.

Gfi PSF a pour habitude de travailler aux côtés de ses clients et de les impliquer tout au long du projet., assure Alexandre Roland. Nous travaillons sur des suites de petits projets dont nous contrôlons constamment l’alignement avec les objectifs. Pascal Louis confirme : A la fin de chaque journée de travail, les avancées sont directement visibles. La mise en place des projets est rapide, tout est mis directement en production. L’ensemble du reporting destiné à la direction est maintenant automatisé. Le gain de temps est énorme et nous pouvons nous consacrer pleinement à notre métier. En collaborant de cette manière, nos deux sociétés ont développé un partenariat gagnant-gagnant, Gfi PSF accumulant de son côté les expériences métier tirées des activités de Polygone, conclut-il.

Propos recueillis par Michaël Renotte.

Photo  Pascal Louis , directeur financier et des ressources humaines de Polygone SA

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